Najem okazjonalny i instytucjonalny 2026 – jak zabezpieczyć wynajem

Najem okazjonalny to umowa najmu na czas oznaczony (maksymalnie 10 lat), którą może zawrzeć właściciel mieszkania będący osobą prywatną. Jego największa zaleta: najemca już na starcie poddaje się egzekucji w akcie notarialnym i wskazuje lokal, do którego się wyprowadzi, więc w razie problemów nie potrzebujesz wieloletniego procesu o eksmisję. Najem instytucjonalny daje podobną ochronę, ale jest zarezerwowany dla firm wynajmujących lokale. Poniżej wyjaśniamy, jakie dokumenty są wymagane, ile to kosztuje i czym oba tryby różnią się od zwykłej umowy najmu.

Najważniejsze informacje

• Najem okazjonalny: właściciel – osoba fizyczna bez działalności gospodarczej w zakresie wynajmu, umowa na czas oznaczony do 10 lat, na piśmie pod rygorem nieważności (art. 19a).
• Obowiązkowe załączniki: oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego, wskazanie lokalu zastępczego i zgoda jego właściciela.
• Umowę trzeba zgłosić do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu – bez zgłoszenia tracisz uproszczoną eksmisję (art. 19b).
• Kaucja w najmie okazjonalnym i instytucjonalnym: maksymalnie 6-krotność miesięcznego czynszu; w zwykłym najmie – do 12-krotności.
• Taksa notariusza za oświadczenie o poddaniu się egzekucji: najwyżej 1/10 płacy minimalnej, w 2026 r. 480,60 zł netto (591,14 zł z VAT).

Czym jest najem okazjonalny i kto może go zawrzeć?

Najem okazjonalny reguluje rozdział 2a ustawy o ochronie praw lokatorów (art. 19a–19e). Może go zawrzeć właściciel lokalu mieszkalnego, który jest osobą fizyczną i nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. To więc tryb dla typowego inwestora prywatnego: kupujesz mieszkanie od dewelopera, wykańczasz je i wynajmujesz na własne nazwisko, rozliczając ryczałt od najmu prywatnego.

Umowa musi być zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat, i wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności – także każda jej zmiana. Oprócz czynszu możesz pobierać tylko opłaty niezależne od właściciela (media, wywóz odpadów), chyba że umowa stanowi inaczej, a czynsz podwyższysz wyłącznie na warunkach zapisanych w umowie (art. 19c). Dlatego klauzulę waloryzacyjną, np. o inflację, warto wpisać od razu.

Kluczowy jest art. 19e: do najmu okazjonalnego nie stosuje się większości przepisów chroniących lokatorów – m.in. o prawie do lokalu socjalnego i o zakazie wykonywania eksmisji zimą. Działa to jednak tylko pod warunkiem, że zgłosiłeś umowę do urzędu skarbowego. Jeśli spóźnisz się ze zgłoszeniem, najemca zachowuje pełną ochronę jak przy zwykłym najmie.

Najem okazjonalny – wymagane dokumenty (checklista)

Ustawa wymienia załączniki, które „w szczególności” dołącza się do umowy (art. 19a ust. 2). Przed podpisaniem przygotuj:

• Pisemną umowę najmu okazjonalnego – z czasem trwania, wysokością czynszu i kaucji, zasadami waloryzacji i przypadkami, w których można ją wypowiedzieć przed terminem.
• Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego – najemca zobowiązuje się opróżnić i wydać lokal w terminie wskazanym w Twoim żądaniu.
• Wskazanie lokalu zastępczego – adres innego mieszkania, w którym najemca będzie mógł zamieszkać w razie eksmisji.
• Zgodę właściciela lokalu zastępczego na zamieszkanie najemcy i osób z nim mieszkających. Na Twoje żądanie podpis pod tą zgodą musi być poświadczony notarialnie – warto z tego prawa skorzystać.
• Protokół zdawczo-odbiorczy ze stanem liczników i zdjęciami – ustawa go nie wymaga, ale bez niego trudno rozliczyć kaucję.
• Zgłoszenie do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu oraz dowód jego złożenia.

Jeśli najemca w trakcie umowy straci możliwość zamieszkania w lokalu zastępczym (np. właściciel go sprzeda), ma 21 dni na wskazanie nowego lokalu i dostarczenie nowej zgody. Jeśli tego nie zrobi, możesz wypowiedzieć umowę na piśmie z co najmniej 7-dniowym wypowiedzeniem (art. 19a ust. 3 i art. 19d ust. 5).

Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego – 14 dni

Zawarcie umowy zgłaszasz naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na Twoje miejsce zamieszkania (nie położenie mieszkania) w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, a nie od podpisania umowy. Ustawa nie przewiduje urzędowego wzoru – wystarczy pismo z danymi stron, adresem lokalu, datą zawarcia umowy i datą rozpoczęcia najmu. Złóż je tak, by mieć dowód złożenia: kopia z pieczęcią wpływu albo potwierdzenie nadania. Na żądanie najemcy musisz pokazać potwierdzenie zgłoszenia, a przy wniosku o klauzulę wykonalności sąd będzie go wymagał.

Zgłoszenie z art. 19b to odrębny obowiązek od podatku. Przychód z najmu prywatnego rozliczasz ryczałtem 8,5% (do 100 tys. zł rocznie) i 12,5% od nadwyżki – szczegóły, terminy wpłat i PIT-28 opisujemy w artykule podatek od najmu mieszkania. Kaucja zwrotna nie jest przychodem, dopóki nie zatrzymasz jej na poczet należności.

Oświadczenie o poddaniu się egzekucji – koszt u notariusza i przykład dla kawalerki

Wynagrodzenie notariusza za oświadczenie o poddaniu się egzekucji jest ograniczone wprost w ustawie: nie więcej niż 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 19a ust. 7). Przy płacy minimalnej 4806 zł obowiązującej w 2026 r. to maksymalnie 480,60 zł netto, a od 1 stycznia 2027 r. (płaca minimalna 4950 zł) – 495 zł netto. Do taksy doliczany jest 23% VAT. Za wypisy aktu notariusz pobiera do 6 zł za każdą rozpoczętą stronę, a za poświadczenie podpisu pod zgodą właściciela lokalu zastępczego – do 20 zł (§ 12 i § 13 rozporządzenia w sprawie taksy notarialnej). Więcej o stawkach piszemy w artykule taksa notarialna.

Przykład: kupujesz kawalerkę we Wrocławiu za 595 638 zł – to mediana ceny mieszkania 1-pokojowego (mediana metrażu 32,4 m²) według danych z oferty TM Invest, stan na 27.09.2026. Do wyliczenia przyjmujemy czynsz najmu 2 800 zł miesięcznie (założenie, nie dane rynkowe). Dla porównania pokazujemy też mieszkanie 2-pokojowe w Warszawie za 755 824 zł (mediana w naszej ofercie, 39,4 m²) z założonym czynszem 3 800 zł.

Pozycja (stawki maksymalne, 2026)	Kawalerka Wrocław, czynsz 2 800 zł	2 pokoje Warszawa, czynsz 3 800 zł
Oświadczenie o poddaniu się egzekucji (480,60 zł + 23% VAT)	591,14 zł	591,14 zł
Wypisy aktu (przyjęte 2 wypisy × 3 strony × 6 zł + VAT)	44,28 zł	44,28 zł
Poświadczenie podpisu właściciela lokalu zastępczego (20 zł + VAT)	24,60 zł	24,60 zł
Zgłoszenie do urzędu skarbowego	bez opłat	bez opłat
Razem koszty zawarcia	ok. 660 zł	ok. 660 zł
Maksymalna kaucja (6 × czynsz)	16 800 zł	22 800 zł
Koszty zawarcia jako % rocznego czynszu	ok. 2,0%	ok. 1,4%

Ustawa nie rozstrzyga, kto ponosi koszt aktu notarialnego – to kwestia ustaleń między stronami, więc zapisz ją w umowie. Niezależnie od tego około 660 zł to niewielka cena w porównaniu z ryzykiem kilkumiesięcznych zaległości przy mieszkaniu wartym 600–750 tys. zł. Jak czynsz przekłada się na stopę zwrotu, liczymy w artykule rentowność najmu mieszkania.

Szukasz mieszkania pod wynajem, które dobrze się obroni na rynku najmu? Pomagamy dobrać lokal z oferty ponad 100 inwestycji w Warszawie i Wrocławiu – dla kupującego najczęściej bez prowizji, wynagrodzenie zwykle płaci deweloper. Umów rozmowę o zakupie mieszkania od dewelopera albo przejrzyj oferty w nowych inwestycjach we Wrocławiu i w Warszawie.

Kaucja w najmie okazjonalnym – ile możesz pobrać?

Kaucja w najmie okazjonalnym zabezpiecza należności z tytułu najmu istniejące w dniu opróżnienia lokalu oraz ewentualne koszty egzekucji obowiązku opróżnienia. Nie może przekroczyć sześciokrotności miesięcznego czynszu liczonego według stawki z dnia zawarcia umowy (art. 19a ust. 4). Zwracasz ją w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu swoich należności (ust. 5).

W praktyce wysokość kaucji to kompromis: górny limit daje najlepsze zabezpieczenie, ale przy czynszu 2 800 zł oznacza 16 800 zł gotówki na start, co zawęża grono najemców. Pamiętaj też, że w najmie okazjonalnym kaucja rozliczana jest po zakończeniu najmu – przepis pozwalający pokrywać z niej zaległości w trakcie umowy i żądać jej uzupełnienia istnieje tylko w najmie instytucjonalnym (art. 19f ust. 7–8).

Uproszczona eksmisja – jak to działa krok po kroku?

Gdy umowa wygaśnie albo zostanie rozwiązana, a najemca nie wyprowadzi się dobrowolnie, procedura wygląda tak (art. 19d):

1. Doręczasz najemcy pisemne żądanie opróżnienia lokalu z urzędowo poświadczonym podpisem – z oznaczeniem stron, wskazaniem umowy, przyczyny jej ustania i terminem wyprowadzki nie krótszym niż 7 dni od doręczenia.
2. Po bezskutecznym upływie terminu składasz do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Dołączasz żądanie z dowodem doręczenia (lub nadania poleconym), dokument potwierdzający Twój tytuł prawny do lokalu i potwierdzenie zgłoszenia do urzędu skarbowego. Opłata sądowa wynosi 50 zł, a sąd ma rozpoznać wniosek w ciągu 3 dni (art. 781¹ Kodeksu postępowania cywilnego).
3. Z tytułem wykonawczym zwracasz się do komornika, który wzywa najemcę do dobrowolnego opróżnienia lokalu, a potem przeprowadza eksmisję do lokalu wskazanego w umowie.

Nie ma tu procesu o eksmisję, orzekania o lokalu socjalnym ani zawieszenia eksmisji między 1 listopada a 31 marca. W zwykłym najmie art. 16 ustawy zakazuje wykonywania wyroków eksmisyjnych w tym okresie, jeśli eksmitowanemu nie wskazano lokalu do przekwaterowania – do najmu okazjonalnego ten przepis się nie stosuje (art. 19e). Czas samej egzekucji zależy jednak od komornika, więc nie zakładaj, że odzyskasz mieszkanie w kilka dni.

Najem instytucjonalny dla osoby prywatnej – czy to możliwe?

Najem instytucjonalny (art. 19f–19j) zawiera osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna prowadząca działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali. Osoba prywatna bez firmy nie może więc z niego skorzystać. Jeśli chcesz, musisz wynajmować w ramach działalności – a wtedy przychód z najmu jest przychodem firmy, z jej obowiązkami (ewidencja, składki ZUS, inne zasady przy późniejszej sprzedaży mieszkania). Kiedy zakup mieszkania na firmę ma sens, analizujemy w artykule zakup mieszkania na firmę.

Najem instytucjonalny jest dla wynajmującego prostszy: nie wymaga wskazania lokalu zastępczego ani zgłoszenia do urzędu skarbowego. Najemca w akcie notarialnym poddaje się egzekucji i przyjmuje do wiadomości, że w razie eksmisji nie przysługuje mu lokal socjalny ani pomieszczenie tymczasowe. Umowa jest zawierana na czas oznaczony, w formie pisemnej, a termin w żądaniu opróżnienia lokalu nie może być krótszy niż 14 dni. Taksa za oświadczenie notarialne jest ograniczona tak samo – do 1/10 płacy minimalnej (art. 19g ust. 2).

Zwykły, okazjonalny czy instytucjonalny – porównanie

Cecha	Zwykły najem	Najem okazjonalny	Najem instytucjonalny
Kto może wynajmować	każdy właściciel	osoba fizyczna bez działalności w zakresie wynajmu	przedsiębiorca wynajmujący lokale
Czas trwania	oznaczony lub nieoznaczony	oznaczony, do 10 lat	oznaczony
Akt notarialny najemcy	nie	tak	tak
Lokal zastępczy + zgoda właściciela	nie	tak	nie
Zgłoszenie do US	nie	tak, 14 dni od rozpoczęcia najmu	nie
Maksymalna kaucja	12 × czynsz	6 × czynsz	6 × czynsz
Eksmisja	proces sądowy, możliwy lokal socjalny	klauzula wykonalności do aktu, termin min. 7 dni	klauzula wykonalności do aktu, termin min. 14 dni
Zakaz eksmisji 1.11–31.03 (art. 16)	tak (gdy brak lokalu do przekwaterowania)	nie	nie

Zwykła umowa najmu, zawarta bez tych formalności, podlega pełnej ochronie lokatorów. Na czas nieoznaczony możesz ją wypowiedzieć tylko z przyczyn ustawowych (art. 11), np. przy zaległościach za co najmniej trzy pełne okresy płatności po pisemnym uprzedzeniu i wyznaczeniu dodatkowego miesięcznego terminu. Umowę na czas oznaczony wypowiesz przed terminem tylko w przypadkach przewidzianych w samej umowie (art. 673 § 3 Kodeksu cywilnego). Najem na doby rządzi się innymi przepisami – o nich w artykule najem krótkoterminowy – przepisy.

Najczęstsze pytania

Podsumowanie

Dla prywatnego inwestora najem okazjonalny to najtańsze i najskuteczniejsze zabezpieczenie: około 660 zł kosztów przy zawarciu, kaucja do 6-krotności czynszu i eksmisja na podstawie aktu notarialnego zamiast wieloletniego procesu. Warunkiem jest komplet dokumentów i zgłoszenie do urzędu skarbowego w 14 dni od rozpoczęcia najmu. Najem instytucjonalny jest jeszcze prostszy formalnie, ale tylko dla wynajmujących w ramach działalności gospodarczej. Szerzej o tym, czy mieszkanie na wynajem się opłaca, piszemy w przewodniku mieszkanie jako inwestycja.

Planujesz zakup mieszkania pod wynajem? Nasi eksperci pomogą wybrać lokal z oferty deweloperów w Warszawie i Wrocławiu i przeprowadzą Cię przez zakup – najczęściej bez prowizji dla kupującego, bo wynagrodzenie zwykle płaci deweloper. Sprawdź, jak pomagamy przy zakupie mieszkania od dewelopera.

Stan prawny na wrzesień 2026 r. Wyliczenia mają charakter orientacyjny, a czynsze w przykładach są założeniami. Artykuł nie stanowi porady prawnej ani podatkowej – treść umowy najmu warto skonsultować z prawnikiem lub notariuszem.

Źródła

• Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego – tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 725 (art. 6, 11, 16, 19a–19j).
• Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2026 r. – Dz.U. 2025 poz. 1242 (4806 zł).
• Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2027 r. – Dz.U. 2026 poz. 1213 (4950 zł).
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej – tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1566 (§ 12, § 13).
• Kodeks postępowania cywilnego – tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 468 (art. 781¹, art. 1046).
• Ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych – tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1228 (art. 71).
• Kodeks cywilny – tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795 (art. 673).
• Rozliczenie przychodów z najmu – ryczałt ewidencjonowany – podatki.gov.pl.
• Ceny mieszkań: katalog inwestycji TM Invest, stan na 27.09.2026.